3. Premiers pas — constituer le référentiel

Avant d'émettre votre première QR-facture ou de produire le moindre courrier, il faut renseigner le référentiel de 100gérance : les entités stables sur lesquelles toutes les opérations s'appuient.

Ce chapitre vous guide pas à pas dans la constitution de ce référentiel. Comptez 30 minutes à 2 heures selon la complexité de votre patrimoine (un seul immeuble à 5 lots → 30 min ; portefeuille de 5 immeubles → 2-3 h).

3.1 — Ordre conseillé de saisie

L'ordre de saisie a une importance car certaines entités dépendent d'autres. Voici l'ordre logique :

1. Immeubles (entités racines)
2. Biens (rattachés à un immeuble)
3. Personnes (locataires, propriétaires, garants)
4. Fournisseurs (sociétés intervenant sur les immeubles)
5. Clés de répartition (rattachées à un immeuble, utilisent les biens)
6. Baux (relient un bien à un ou plusieurs locataires)

3.2 — Créer un immeuble

L'immeuble est l'entité racine. Toutes les autres entités (biens, baux, factures fournisseurs, sinistres) lui sont rattachées.

Menu Référentiel → Immeubles, puis bouton « Ajouter un immeuble ».

Champs du formulaire

Identification

• Nom usuel — étiquette interne utilisée dans les listes et menus déroulants. Exemple : « Immeuble du Lac 12 », « HV5 », « Locatif Pierre-Long ». Choisissez quelque chose de court et identifiable.
• Adresse — rue et numéro de l'immeuble. Exemple : « Rue du Lac 12 ».
• Code postal et Localité.
• Canton — utile pour les références juridiques (autorité de conciliation, ECA cantonal, etc.).

Cadastre et identifiants

• Numéro de parcelle — selon le cadastre cantonal. Utile pour les démarches administratives et les déclarations fiscales.
• EGID (numéro d'édifice) — identifiant fédéral unique pour les bâtiments suisses. Visible sur les déclarations de l'OFS et le site map.geo.admin.ch.

Assurance bâtiment

• Compagnie d'assurance bâtiment — typiquement l'ECA cantonal (Vaud, Fribourg, Neuchâtel, Jura, etc.) ou un assureur privé selon le canton (à Genève par exemple, assurance privée libre).
• Numéro de police — référence contractuelle.
• Valeur d'assurance ECA / valeur de reconstruction — montant déclaré pour le calcul de la prime.

Autres informations

• Année de construction — utile pour les questions d'entretien et la fiscalité (déductions liées à l'âge du bâtiment).
• Nombre de lots — total de lots dans l'immeuble (loués + non loués + dépendances).
• Début de l'exercice de charges — jour et mois marquant le début de la période annuelle de charges. Laissez au 1^er janvier pour un exercice civil, ou réglez par exemple au 1^er juillet pour un exercice de chauffe (01.07 → 30.06). Ce réglage est repris automatiquement par les décomptes et les postes de charge.
• Notes libres — historique d'acquisition, particularités, accès, code immeuble, etc.

3.3 — Créer les biens (lots, appartements)

Un « bien » est un lot loué ou louable au sein d'un immeuble : appartement, local commercial, cave, garage, place de parc, jardin.

Menu Référentiel → Biens, puis « Ajouter un bien ».

Champs du formulaire

• Immeuble — choix dans la liste des immeubles existants. Obligatoire.
• N° interne — identifiant que vous attribuez à ce lot dans l'immeuble. Doit être unique au sein de l'immeuble. Exemples : RDC-1, 1G (1er étage gauche), 3-A, cave-12, parking-7.
• Type de bien :
  • Appartement
  • Studio
  • Local commercial
  • Bureau
  • Atelier / dépôt
  • Cave / galetas
  • Garage / box
  • Place de parc extérieure
  • Jardin
  • Autre
• Surface (m²) — surface habitable selon la loi cantonale. Utile pour les clés de répartition (chauffage au m², par exemple).
• Nombre de pièces — selon la convention suisse (1.5 / 2 / 2.5 / 3 / 3.5 / 4 / 4.5 pièces).
• Étage — sous-sol / RDC / 1er / 2e / etc.
• Orientation — Nord / Sud / Est / Ouest, optionnel.
• Date de construction / rénovation — pour suivi technique.
• Notes — particularités (lave-vaisselle inclus, balcon orienté sud, etc.).

Bien actuellement loué ou disponible ?

Le statut « loué/disponible » n'est pas un champ direct du bien. Il découle automatiquement de l'existence d'un bail actif (date d'entrée passée, sans date de sortie ou date de sortie future).

Faut-il créer le logement du propriétaire ?

Si vous habitez vous-même un lot dans l'immeuble, créez-le quand même comme un bien standard. Cela permettra plus tard d'inclure ce lot dans les clés de répartition (votre lot consomme aussi du chauffage, etc.) sans pour autant émettre des factures vers vous-même.

3.4 — Créer les personnes

Une « personne » dans 100gérance peut être :

• Un locataire (le cas le plus fréquent)
• Un propriétaire (vous-même, votre conjoint co-propriétaire, un membre de la famille)
• Un garant (caution solidaire pour un bail)
• Une autre personne (ex-locataire à conserver pour archive, hériter, etc.)

Menu Référentiel → Personnes, puis « Ajouter une personne ».

Champs du formulaire

État civil

• Civilité — M / Mme / autre
• Nom de famille — obligatoire
• Prénom(s) — obligatoire
• Type — locataire / propriétaire / garant / autre — obligatoire
• Date de naissance
• Nationalité
• État civil — célibataire / marié / partenariat / divorcé / veuf

Permis et identification (pour locataires non-suisses)

• Type de permis — B (séjour) / C (établissement) / L (court séjour) / G (frontalier) / F (admission provisoire) / S (protection temporaire) / N (demande d'asile)
• Numéro de permis
• Validité — date d'expiration

Coordonnées

• Adresse postale (rue, NPA, ville, pays) — utile pour l'envoi de courriers
• Téléphone fixe et mobile
• Email

Professionnel (pour locataires)

• Profession
• Employeur et adresse de l'employeur
• Revenu mensuel net (optionnel, utile pour la vérification de solvabilité)
• Type de contrat — CDI / CDD / indépendant / retraité / sans emploi

Notes

Champ libre pour tout commentaire : référence de l'extrait de poursuites, contact en cas d'urgence, historique de paiement, particularités du dossier.

Vérifications avant signature d'un bail

Avant de signer un bail avec un nouveau locataire, vous demanderez idéalement :

• Pièce d'identité (passeport, CI)
• Permis de séjour (si non-suisse)
• 3 dernières fiches de salaire
• Extrait de poursuites de moins de 3 mois (à demander à l'Office des poursuites du canton de domicile actuel)
• Attestation de l'ancien bailleur (régularité des paiements)
• Carte de membre / attestation RC privée

Ces documents ne sont pas stockés dans 100gérance directement (pas de module GED v1) — conservez-les dans votre dossier physique ou via votre WordPress (Media Library).

Locataire et son conjoint

Si un couple est signataire du bail, créez deux personnes distinctes (Marie Dupont + Jean Martin) et associez-les ensuite au même bail comme co-locataires solidaires. Cela permet d'envoyer les courriers à chacun nominativement.

3.5 — Créer les fournisseurs

Les fournisseurs sont les sociétés qui interviennent sur votre immeuble : chauffagiste, ascensoriste, conciergerie, électricité, eau, assurance, etc.

Menu Référentiel → Fournisseurs, puis « Ajouter un fournisseur ».

Champs

• Raison sociale — nom légal de la société. Obligatoire.
• Forme juridique — SA / Sàrl / raison individuelle / association / autre. Optionnel.
• N° IDE — numéro d'identification d'entreprise suisse (CHE-XXX.XXX.XXX). Optionnel mais utile pour les factures avec TVA.
• Spécialité — type de prestation (chauffage, conciergerie, eau, électricité, ascenseur, plomberie, peinture, jardinage, assurance, comptabilité, etc.).
• Contact — nom du contact principal chez le fournisseur.
• Adresse, téléphone, email.
• IBAN du fournisseur — pour vos virements vers lui (utile pour la copie sur facture).
• Notes — particularités du contrat, fréquence d'intervention, etc.

3.6 — Créer les clés de répartition

Une clé de répartition est une règle qui permet de ventiler automatiquement une charge entre les locataires de l'immeuble. C'est le fondement du décompte annuel des charges.

Exemples de clés courantes

Menu Référentiel → Clés de répartition, puis « Ajouter une clé ».

Création d'une clé

Étape 1 : caractéristiques générales

• Immeuble — la clé est attachée à un immeuble (pas globale).
• Nom de la clé — étiquette explicite. Exemple : « Chauffage m² 2025 », « Conciergerie part fixe ».
• Description — texte libre expliquant le calcul.
• Unité — m² / m³ / kWh / part / pièce / autre.

Étape 2 : grille de répartition

Pour chaque bien de l'immeuble, indiquez le nombre d'unités attribué. Exemple pour une clé « Chauffage au m² » sur un immeuble de 5 lots :

• Lot RDC-1 : 65 m²
• Lot RDC-2 : 75 m²
• Lot 1G : 90 m²
• Lot 1D : 85 m²
• Lot 2 : 110 m²

Total = 425 m². 100gérance calcule automatiquement la quote-part de chaque lot (Lot 2 = 110/425 = 25.9 %).

3.7 — Créer les baux

Le bail relie un bien à un (ou plusieurs) locataire(s) et fixe le loyer et l'acompte de charges.

Le module Bail étant central et complet, il est traité dans son propre chapitre : voir 9. Baux.

En version courte pour démarrer :

1. Menu Opérations → Baux, puis « Nouveau bail »
2. Sélectionnez le bien, le ou les locataires
3. Date d'entrée + loyer net mensuel + acompte de charges
4. Sauvegardez

Le bail apparaît immédiatement comme actif et est éligible à l'émission de QR-factures.

3.8 — Vérification du référentiel

Une fois tout saisi, retournez sur le tableau de bord (Système → Dashboard) pour vérifier la cohérence :

Le bloc Référentiel affiche les compteurs pour chaque entité. Vérifiez que :

• Le nombre d'immeubles correspond à votre patrimoine
• Le nombre de biens = total des lots (loués + non loués + dépendances)
• Le nombre de personnes ≥ nombre de baux (un locataire par bail au minimum)
• Le nombre de baux = nombre de lots actuellement loués

FAQ du chapitre Premiers pas

Puis-je importer mes données depuis un Excel ?

Pas en v1.0. Une fonction d'import CSV / Excel est prévue pour la v1.1. En attendant, la saisie est manuelle. Pour un patrimoine de 5-10 lots, la saisie complète prend moins d'une heure.

J'ai oublié un champ dans un immeuble déjà créé. Comment l'éditer ?

Dans la liste des immeubles, cliquez sur l'icône crayon ou sur la ligne pour ouvrir la fiche, modifiez et sauvegardez.

Puis-je supprimer un bien ?

Oui, à condition qu'aucun bail (actif ou historique) ne lui soit rattaché. Sinon, vous devez d'abord détacher ou supprimer les baux liés. La suppression est définitive et sans corbeille.

Que faire d'un ancien locataire parti il y a 5 ans ?

Conservez-le dans le référentiel. Cela permet de retrouver l'historique des baux et des paiements. La radiation n'apporte rien. La fiche personne reste consultable indéfiniment.

Je gère un immeuble en PPE — comment l'adapter ?

Créez l'immeuble comme s'il était à vous. Si vous ne possédez qu'un seul lot dans la PPE, créez seulement ce lot comme bien (et pas les autres lots de la PPE qui appartiennent à d'autres). Les charges PPE arrivent comme factures fournisseurs émises par l'administrateur de la PPE — vous les saisirez comme telles.