9. Baux

Le module Baux est le cœur de 100gérance : il relie un bien à un ou plusieurs locataires, fixe le loyer et l'acompte, et trace tous les avenants éventuels.

Créer un nouveau bail

  1. S'assurer que le bien et le ou les locataires sont déjà créés dans le référentiel (sinon, les créer d'abord)
  2. Ouvrir Opérations → Baux → Nouveau bail
  3. Sélectionner le bien et le locataire principal
  4. Renseigner : date d'entrée, loyer net mensuel, acompte de charges, dépôt de garantie (max 3 mois loyer net, Art. 257e CO)
  5. Ajouter co-locataires ou garant si applicable
  6. Cliquer sur Enregistrer
  7. Soit générer un bail libre A4 (17 clauses paramétrables) depuis la fiche, soit téléverser un PDF de bail signé externe (HEV, SVIT, etc.)
Un bien ne peut pas avoir deux baux actifs simultanément. Pour un changement de locataire : mettre à jour la date de sortie de l'ancien bail avant de créer le nouveau.

Modifier un bail en cours (avenant)

  1. Ouvrir la fiche du bail concerné
  2. Onglet Avenants → Nouvel avenant
  3. Choisir la nature parmi les 9 disponibles : hausse de loyer, baisse, modif acompte charges, prolongation, composition du foyer, dépôt, changement d'usage, dépendance, autre
  4. Renseigner la date de prise d'effet et les anciennes/nouvelles valeurs
  5. Justifier l'avenant (motif Art. 269d CO, accord amiable, etc.)
  6. Pour les hausses de loyer : envoyer la formule officielle cantonale + courrier d'accompagnement en recommandé (générable depuis le module Lettres)

9.1 — Créer un bail

Menu Opérations → Baux, puis « Nouveau bail ».

Données obligatoires

  • Bien loué — sélection dans la liste du référentiel
  • Locataire principal — personne de type "locataire"
  • Date d'entrée
  • Loyer net mensuel en CHF
  • Acompte de charges mensuel en CHF

Données optionnelles

  • Co-locataires (solidaires)
  • Date de sortie prévue pour les baux à durée déterminée
  • Dépôt de garantie — montant (max 3 mois loyer net, Art. 257e CO), date de versement, n° de compte bloqué
  • Garant — personne de type "garant"
  • Indexation — ISPC / taux hypo / échelonnement
  • Notes

9.2 — Anti-chevauchement

100gérance vérifie automatiquement qu'un bien ne peut pas avoir deux baux actifs simultanément. Pour un changement de locataire :

  1. Mettez à jour la date de sortie de l'ancien bail
  2. Créez le nouveau bail avec une date d'entrée ≥ date de sortie ancien bail

9.3 — Génération d'un bail libre A4

100gérance génère un contrat de bail A4 conforme aux Art. 253 ss CO, avec 17 clauses paramétrables. Idéal pour les nouveaux baux signés directement.

Depuis la fiche du bail, cliquez sur « Générer le contrat de bail ».

Les 17 clauses

  1. Parties au contrat (bailleur + locataire)
  2. Objet du bail (description précise du lot)
  3. Destination des locaux (habitation, commerce, etc.)
  4. Durée et début
  5. Résiliation (délais, échéances — Art. 266c-d CO)
  6. Loyer (montant, périodicité, mode de paiement)
  7. Acomptes de charges (montant, détail des postes)
  8. Dépôt de garantie (Art. 257e CO)
  9. Indexation / adaptation du loyer
  10. Entretien et réparations (Art. 256, 257h CO)
  11. Usage des locaux et règlement de maison
  12. Sous-location et cession (Art. 262 CO)
  13. Visite des locaux par le bailleur
  14. État des lieux d'entrée et de sortie
  15. Assurances (RC du locataire)
  16. For et droit applicable
  17. Dispositions diverses (signatures, annexes)

Pour chaque clause :

  • Accepter le texte standard
  • Modifier pour ce bail spécifique
  • Désactiver (déconseillé pour les clauses critiques)

Cliquez sur « Générer le PDF ». Le contrat est produit sur 4-6 pages A4 en double exemplaire (bailleur + locataire).

9.4 — Téléverser un bail signé externe

Si vous avez fait signer un bail papier (modèle SVIT, HEV, ou autre), téléversez le PDF dans 100gérance :

  1. Fiche du bail → « Téléverser le PDF signé »
  2. Sélectionnez le fichier (max 10 Mo)
  3. Le PDF reste consultable à tout moment

9.5 — Avenants

Pendant la vie du bail, 9 types d'avenants sont gérés :

  1. Hausse de loyer
  2. Baisse de loyer
  3. Modification de l'acompte de charges
  4. Prolongation du bail
  5. Modification de la composition du foyer (co-locataires)
  6. Modification du dépôt de garantie
  7. Changement d'usage des locaux
  8. Adjonction d'une dépendance (cave, garage…)
  9. Autre

Pour créer un avenant, depuis la fiche du bail : « Nouvel avenant ». Renseignez :

  • Nature de l'avenant
  • Date de prise d'effet
  • Ancienne et nouvelle valeur
  • Justification (motif Art. 269d CO, accord amiable, etc.)

L'avenant est tracé chronologiquement. À partir de la date de prise d'effet, 100gérance utilise les nouvelles valeurs pour la facturation.

9.6 — Résiliation

Procédure pour résilier un bail :

  1. Générer la lettre de résiliation (chapitre 7) — formule officielle cantonale annexée
  2. Envoyer en recommandé
  3. Une fois le délai écoulé, mettre à jour la date de sortie dans la fiche du bail
  4. Organiser l'état des lieux de sortie
  5. Traiter la restitution du dépôt de garantie (chapitre 7)

Le bail reste en base indéfiniment (obligation de conservation 10 ans, Art. 962 CO).

9.7 — Visualiser un bail

La fiche d'un bail comporte plusieurs onglets :

  • Général : données principales (bien, locataires, loyer, dates)
  • Avenants : historique chronologique
  • Factures émises : toutes les QR-factures liées
  • Encaissements : paiements reçus pour ce bail
  • Documents : PDF du bail signé, pièces jointes
  • Courriers : lettres-types envoyées concernant ce bail

FAQ du chapitre Baux

Puis-je avoir un bail à durée indéterminée ?

Oui. C'est le cas standard en Suisse. Ne renseignez pas de date de sortie. La résiliation se fera ultérieurement à l'initiative de l'une ou l'autre partie selon les préavis légaux.

Puis-je gérer un bail commercial ?

Oui. Préavis : 6 mois (Art. 266d CO). Reconductions tacites de 5 ans si pas de résiliation. Les modèles génèrent une mention "local commercial" si vous l'indiquez.

Sous-location — comment la gérer ?

La sous-location nécessite l'accord écrit du bailleur (Art. 262 CO). Vous pouvez tracer l'accord dans les notes du bail. Le sous-locataire n'est pas géré comme un bail distinct dans 100gérance (vous facturez le locataire principal, qui gère lui-même son sous-locataire).

Bail conclu pour une durée déterminée

Renseignez la date de sortie prévue. À l'échéance, le bail prend fin automatiquement sans qu'une résiliation soit nécessaire (Art. 266 CO).

Bail avec colocation

Créez un bail unique et associez tous les colocataires comme co-locataires. Ils sont solidaires pour le paiement. Une seule facture est émise, à l'un d'entre eux (ou à tous selon votre configuration).