4. Facturer les loyers

L'émission des factures mensuelles de loyer est l'opération récurrente principale en gestion immobilière. 100gérance émet des QR-factures conformes à la spécification Swiss QR-bill v2.2, compatibles avec toutes les applications bancaires suisses (Postfinance, UBS, Raiffeisen, banques cantonales, néobanques).

Une fois la configuration terminée (voir chapitre 2) et le référentiel constitué (chapitre 3), l'émission mensuelle prend 2-3 minutes pour un immeuble de 5 lots.

4.1 — Prérequis

Avant la première émission, vérifiez :

• Le QR-IBAN est saisi et validé (badge vert « QR-IBAN valide ») — voir chapitre 2
• Les coordonnées créancier (nom, adresse) sont complètes
• Au moins un bail actif existe (date d'entrée passée, sans date de sortie ou date de sortie future)

Si l'un de ces éléments manque, l'émission sera bloquée avec un message explicatif.

4.2 — Émission unitaire d'une facture

C'est le mode utilisé pour une facture ponctuelle : bail en cours d'année, complément, régénération d'une facture perdue.

Menu Opérations → Loyers.

Vous voyez :

• Un filtre de mois en haut (par défaut, mois courant)
• Le tableau des baux actifs pour le mois sélectionné
• Pour chaque bail : locataire, bien, loyer net, acompte, total, statut (émis / non émis)
• À droite : un bouton PDF pour émettre la facture du mois

Cliquez sur le bouton PDF d'une ligne pour générer la facture. Un nouvel onglet s'ouvre avec le PDF.

Anatomie d'une QR-facture émise

La page A4 comporte trois zones :

Zone 1 — En-tête (haut de page)

• Vos coordonnées (créancier) en haut à gauche
• Coordonnées du locataire (débiteur) en haut à droite (format fenêtre d'enveloppe C5/C6)
• Lieu et date d'émission
• Objet : « Facture loyer + charges {mois} »

Zone 2 — Corps de la facture (milieu)

• Désignation du lot loué
• Période facturée
• Détail : loyer net + acompte de charges (+ régularisation éventuelle)
• Montant total dû en CHF
• Délai de paiement (par défaut : 30 jours, paramétrable)
• Mention "Veuillez utiliser exclusivement le bulletin ci-dessous"

Zone 3 — QR-bill (bas de page, détachable)

• Récépissé à gauche (format A6)
• Section paiement à droite, avec le QR Code (matrice 65×65 modules pour ~280 octets, niveau M)
• Montant et créancier reproduits
• Référence QRR unique (27 chiffres)
• Communication libre (mois facturé)
• Croix suisse blanche 7×7 mm au centre du QR (exigence SIX)
• Lignes pointillées pour la découpe

4.3 — Émission batch sur période (mode normal mensuel)

C'est le mode principal que vous utiliserez chaque mois. Il émet en une seule opération toutes les factures de tous les baux actifs sur une période donnée.

Menu Opérations → Facturer loyers.

Étapes

1. Mois de début et Mois de fin : sélectionnez la période. Par défaut, le mois suivant.
2. Tableau des baux : tous cochés par défaut. Décochez ceux que vous ne voulez pas émettre.
3. Boutons rapides : « Tout cocher » / « Tout décocher ».
4. Cliquez sur « Émettre les bulletins ».

Un nouvel onglet s'ouvre avec un PDF multi-pages : N baux × P mois pages A4. Pour 5 baux sur 1 mois → 5 pages. Pour 5 baux sur 3 mois → 15 pages.

Sauvegarder et envoyer

Une fois le PDF affiché :

1. Ctrl+P (Windows/Linux) ou Cmd+P (Mac)
2. Choisissez « Enregistrer au format PDF » comme destination
3. Nommez le fichier (suggestion : loyers-2026-05.pdf)
4. Enregistrez sur votre ordinateur

Ensuite, pour envoyer chaque facture à son locataire :

• Option 1 — manuel : ouvrir le PDF, extraire chaque page individuellement (via un outil comme PDF24 ou en ligne PDFsam), puis envoyer par email à chaque locataire. Fastidieux mais accessible.
• Option 2 — fractionnement automatique : à partir de la v1.1, 100gérance générera un PDF séparé par locataire.
• Option 3 — courrier postal : impression du PDF, mise sous enveloppe à fenêtre, affranchissement.

4.4 — Référence QRR — la clé du rapprochement automatique

Chaque facture émise reçoit une référence QRR unique de 27 chiffres + check digit. Cette référence est essentielle pour le rapprochement automatique des paiements lors de l'import CAMT 053 (voir chapitre 5).

Structure de la référence QRR utilisée par 100gérance

Exemple complet : 210000370000120000260500000003 (27 chiffres + check digit 3)

Cette référence est :

• Imprimée sur le QR-bill (visible et scannable)
• Encodée dans le QR Code (lecture automatique par l'app du locataire)
• Préservée lors du virement dans le champ « Référence » du système ISO 20022
• Reconnue à l'import CAMT 053 pour rapprocher automatiquement avec le bail et le mois concernés

4.5 — Historique des factures émises

Toutes les factures émises sont historisées et accessibles à tout moment.

Menu Opérations → Loyers (utilisez le filtre par mois ou les pages d'historique).

Pour chaque facture, vous voyez :

• Date d'émission
• Mois facturé
• Locataire et bien
• Montant total
• Statut de paiement : Payé / En attente / Partiel / Impayé
• Référence QRR
• Bouton « Rééditer le PDF » (utile si le locataire a perdu sa facture)

4.6 — Cas particuliers d'émission

Bail commençant en milieu de mois

Si la date d'entrée d'un bail est par exemple le 15 mai 2026, 100gérance calcule automatiquement le prorata pour le mois de mai :

• 17 jours sur 31 (du 15 au 31 inclus)
• Loyer mensuel × 17 / 31 = montant proratisé
• La facture indique "Période du 15.05.2026 au 31.05.2026"

Bail résilié en cours de mois

Si une date de sortie est renseignée et tombe en cours de mois, le même prorata s'applique sur le mois de sortie.

Bail couvrant deux mois (transition)

Cas rare. Si vous voulez facturer mai en avril (parce que vous partez en vacances par exemple), il suffit de sélectionner le mois de mai dans le batch et d'émettre normalement. La date d'émission n'a pas besoin d'être dans le mois facturé.

Régularisation post-décompte annuel

Après un décompte annuel (voir chapitre 6), un solde régularisateur peut être ajouté à la prochaine facture mensuelle. La ligne apparaît automatiquement : « Régularisation charges 2025 : +245.00 CHF ». Le QR-bill inclut ce supplément dans le montant total.

Loyer modifié en cours de bail (avenant)

Si un avenant a été enregistré (modification de loyer prenant effet à une date donnée), 100gérance utilise automatiquement le bon montant à partir du mois de prise d'effet.

Plusieurs lots loués au même locataire

Créez un bail par lot. Chaque bail aura sa propre facture mensuelle. Les locataires reçoivent autant de factures que de baux. Pour facturer en une fois (regroupement), c'est en discussion pour la v1.2 — pour l'instant, les baux sont indépendants.

Loyer dû à plusieurs propriétaires (PPE en location)

Pour la v1.0, le QR-IBAN est unique. Si plusieurs propriétaires se partagent les loyers, ils ouvrent ensemble un compte joint et tout y arrive — la répartition se fait ensuite manuellement entre eux.

4.7 — Réémission et annulation

Rééditer une facture

Si un locataire a perdu sa facture, retrouvez-la dans Opérations → Loyers et cliquez sur l'icône PDF en bout de ligne. Le PDF est régénéré à l'identique (même QRR, même montant).

Annuler une facture (avant émission)

Une fois émise, une facture ne peut pas être "annulée" au sens propre (la référence QRR reste utilisée). Pour corriger une erreur :

1. Émettez une facture corrective ou une note de crédit séparée
2. Conservez la trace dans les notes du locataire

Locataire qui paie une facture obsolète

Si un locataire paie une vieille facture par erreur (référence QRR ancienne), le rapprochement automatique fonctionnera quand même — 100gérance détectera le paiement comme couvrant la facture historique (qui sera marquée payée double, à investiguer manuellement).

4.8 — Bonnes pratiques mensuelles

Workflow recommandé pour ne pas y penser :

1. Vers le 25 du mois M : émettre le batch pour le mois M+1
2. Sauvegarder le PDF en local (archive)
3. Envoyer chaque facture par email au locataire (ou par courrier postal selon préférence)
4. Vers le 5 du mois M+1 : importer le CAMT 053 du mois M, vérifier les rapprochements automatiques
5. Vers le 15 du mois M+1 : pour les factures du mois M+1 non encore payées, envoyer un rappel amiable (chapitre 7)
6. Vers le 30 du mois M+1 : si toujours impayé, mise en demeure 257d CO

FAQ du chapitre Facturer les loyers

Combien de factures puis-je émettre en un seul batch ?

Sans limite stricte. En pratique, jusqu'à 100 factures (N baux × P mois) fonctionnent sans problème. Au-delà, augmentez le memory_limit PHP à 256 Mo.

La QR-facture est-elle reconnue par toutes les banques suisses ?

Oui. La spec Swiss QR-bill v2.2 est universelle en Suisse depuis le 1er octobre 2022 (date d'abandon des bulletins rouges et oranges). Toutes les apps bancaires suisses scannent le QR.

Et pour un locataire à l'étranger ?

Un locataire à l'étranger ne peut pas scanner le QR (apps non disponibles hors Suisse/Liechtenstein). Mais il peut saisir manuellement le QR-IBAN, la référence et le montant dans son virement international. Joignez les coordonnées BIC/SWIFT de votre banque suisse pour faciliter.

Puis-je personnaliser le design des factures ?

En v1.0, le design est figé (conforme à la spec SIX). Vous pouvez ajouter un en-tête personnalisé via un logo (à venir en v1.1). La spec SIX impose un format strict pour la zone QR-bill — c'est non négociable.

Puis-je facturer en euros ?

La spec Swiss QR-bill accepte CHF et EUR. 100gérance émet en CHF par défaut. Pour l'EUR, support à venir en v1.1.

Le QR Code est-il scannable même imprimé en noir et blanc ?

Oui. La spec SIX précise que le QR doit être scannable y compris en noir et blanc, sur papier blanc. Évitez les fonds colorés derrière le QR (cela peut perturber les apps).