5. Encaissements

Une fois les QR-factures émises, les locataires payent. 100gérance propose deux modes complémentaires pour enregistrer ces paiements : la saisie manuelle (pour les cas ponctuels) et l'import CAMT 053 avec rapprochement automatique (le mode normal de gestion mensuelle).

5.1 — Vue d'ensemble du module

Le module d'encaissements regroupe :

• Une liste chronologique de tous les encaissements (paiements reçus)
• Un import de relevé CAMT 053 (XML ISO 20022) avec rapprochement automatique
• Un rapprochement manuel pour les transactions non rapprochables automatiquement
• Un journal de rapprochement consultable pour audit

Menu Opérations → Encaissements (pour la liste) ou Opérations → Banque (pour les imports CAMT).

5.2 — Saisie manuelle d'un encaissement

Utile dans les cas suivants :

• Paiement en espèces à la remise des clés
• Paiement par TWINT
• Paiement par virement bancaire avant import CAMT
• Correction d'un rapprochement automatique erroné

Menu Opérations → Encaissements, puis « Nouvel encaissement ».

Champs

• Date de valeur — date à laquelle le paiement a été crédité (ou date de l'espèces reçues). Format JJ.MM.AAAA.
• Montant — en CHF. Décimales avec . ou ,.
• Bail / locataire — sélectionnez le bail concerné. La liste affiche les baux actifs et historiques.
• Période couverte — quel(s) mois ce paiement couvre. Sélecteur multi-mois.
• Mode de paiement — virement bancaire / espèces / TWINT / chèque / autre
• Référence (libre) — numéro du chèque, justification, etc.
• Notes — commentaires libres

Mise à jour automatique du statut

Une fois l'encaissement enregistré, 100gérance met automatiquement à jour le statut des factures concernées :

• Si montant = montant total de la facture → statut « Payé »
• Si montant < montant total → statut « Partiel » avec différence affichée
• Si montant > montant total → statut « Trop-perçu » (rare, à investiguer)

5.3 — Import CAMT 053 — le mode efficace

CAMT 053 (Bank-to-Customer Statement) est le format XML standard ISO 20022 pour les relevés bancaires électroniques. Toutes les banques suisses le proposent gratuitement.

L'import CAMT 053 dans 100gérance permet de :

• Importer en une fois tous les paiements reçus sur une période
• Rapprocher automatiquement chaque paiement à sa facture via la référence QRR
• Identifier instantanément les impayés, partiels et trop-perçus
• Conserver une trace d'audit (chaque transaction bancaire est tracée)

Récupérer le fichier CAMT 053 depuis votre banque

La procédure varie selon votre banque. Quelques exemples :

Postfinance

E-banking → Comptes → Sélectionnez le compte → Mouvements → Exporter → Format CAMT.053. Vous obtenez un ZIP contenant un XML.

UBS

E-banking → Comptes → Documents → Décompte → Format XML ISO 20022 (camt.053).

Raiffeisen

E-banking → Mouvements → Exporter → camt.053. Sélectionnez la période (max 1 an).

Banques cantonales (BCN, BCV, BCGE, ZKB...)

Généralement dans la section "Téléchargements", "Documents" ou "Mouvements". Cherchez "ISO 20022", "camt", "Format XML" ou "CAMT 053".

Importer dans 100gérance

Menu Opérations → Banque, puis bouton « Importer un relevé CAMT 053 ».

1. Cliquez sur « Parcourir » et sélectionnez le fichier .xml (dézipez d'abord si nécessaire)
2. Cliquez sur « Importer »
3. 100gérance parse le XML, extrait tous les crédits, et tente le rapprochement automatique pour chacun

Journal d'import

Après l'import, un journal détaillé s'affiche. Pour chaque transaction :

Idempotence — vous pouvez réimporter

L'import est idempotent : si vous réimportez le même fichier CAMT, 100gérance détecte les transactions déjà connues (via leur identifiant unique XML EntryRef) et ne crée pas de doublons. Vous pouvez donc réimporter sans crainte si vous avez un doute.

5.4 — Rapprochement manuel

Les transactions non rapprochées automatiquement apparaissent en haut de la page Opérations → Banque, dans un bloc « Transactions à rapprocher ».

Pour chaque transaction non rapprochée, vous pouvez :

• Rattacher à un bail : sélectionnez le bail dans une liste. Utile si le locataire a payé sans utiliser le QR (virement manuel saisi par lui).
• Marquer comme « non locataire » : si la transaction n'est pas un paiement de loyer (versement personnel, remboursement fournisseur, etc.). Elle reste tracée mais hors gestion locative.
• Supprimer : seulement si la transaction est une erreur d'import. Rarement utilisé.
• Ignorer : laisse la transaction en attente, à traiter plus tard.

Indices pour un rapprochement manuel

Lorsque vous rapprochez à la main, plusieurs indices peuvent aider :

• Le donneur d'ordre (nom du payeur) — généralement le nom du locataire
• Le montant — correspond au loyer + acompte du bail
• La communication libre — le locataire peut avoir indiqué « Loyer mai 2026 »
• La date — proche de l'échéance habituelle de paiement

Pour faciliter la lecture, le bloc « Transactions à rapprocher » affiche tous ces éléments d'un coup d'œil.

5.5 — Détection des impayés

100gérance compare en continu les factures émises et les encaissements reçus. Le tableau de bord affiche en permanence une vue des impayés.

Une facture est marquée « impayée » dès que :

• Le délai de paiement (30 jours par défaut) est dépassé
• Aucun encaissement n'a été enregistré pour la couvrir

Le tableau de bord vous indique :

• Le locataire concerné
• Le bien
• Le montant impayé
• L'ancienneté (en jours)
• Un bouton « Émettre un rappel » qui vous emmène directement au module Lettres (chapitre 7)

5.6 — Workflow type pour traiter un impayé

Voici le workflow standard pour traiter un retard de paiement, en respectant le droit suisse :

J+15 (15 jours après échéance) — rappel amiable

Émettez un rappel amiable (modèle dans Opérations → Lettres). Ton conciliant. Pas de menace. Mentionnez le montant, la facture concernée et un nouveau délai (ex : 10 jours).

J+30 (30 jours après échéance) — mise en demeure 257d CO

Si toujours impayé, émettez une mise en demeure formelle selon l'Art. 257d CO. Ce courrier doit :

• Identifier précisément la dette (montant, factures concernées)
• Indiquer un délai d'au moins 30 jours pour s'acquitter
• Mentionner la menace de résiliation extraordinaire si non paiement dans le délai
• Être envoyé en courrier recommandé avec accusé de réception (la date de réception fait courir le délai)

Le modèle 257d CO fourni par 100gérance respecte tous ces éléments.

J+60 (mise en demeure + 30 jours) — résiliation extraordinaire

Si le délai imposé dans la mise en demeure est expiré sans paiement, vous pouvez résilier le bail de manière extraordinaire avec un préavis de 30 jours pour fin de mois (Art. 257d al. 2 CO).

Après résiliation — recouvrement

Le locataire reste tenu de payer les loyers échus jusqu'au départ. Pour les sommes non recouvrées après son départ :

• Réquisition de poursuite via l'Office des poursuites du domicile du débiteur
• Action civile devant le tribunal de bail compétent
• Recours sur le dépôt de garantie (avec accord du locataire ou décision judiciaire)

5.7 — Cas particuliers

Locataire qui paye en plusieurs fois

Si un locataire envoie deux virements pour couvrir un seul mois (par exemple 500 + 800 CHF pour un loyer de 1300), chaque virement est rapproché individuellement. La facture passe en « partiel » au premier puis « payée » au second.

Loyer payé en avance (plusieurs mois d'un coup)

Si un locataire paie 3 mois d'un coup, l'import CAMT créera un encaissement de 3× le montant. Pour le rapprochement :

• Si chaque mois a été facturé avec sa propre QRR, la transaction couvrira automatiquement les 3 factures
• Si le locataire a utilisé le QR d'une seule facture, vous devrez manuellement répartir l'encaissement sur 3 mois

Locataire qui change de compte bancaire

Si le donneur d'ordre change (Compte X → Compte Y) mais que la QRR reste la même, le rapprochement automatique fonctionne quand même. Si vous voulez tracer le compte habituel, ajoutez-le dans les notes du locataire.

Virement à votre compte épargne par erreur

Si votre QR-IBAN est sur le compte courant mais qu'un locataire vire sur votre compte épargne (par exemple en se trompant d'IBAN saisi à la main), l'encaissement n'apparaîtra pas dans le CAMT du courant. Soit vous transférez vous-même les fonds entre vos comptes, soit vous saisissez l'encaissement manuellement.

Caution / dépôt de garantie

Le dépôt de garantie ne doit pas être encaissé par 100gérance — il doit être versé sur un compte bancaire bloqué au nom du locataire (Art. 257e CO). Si un locataire le vire par erreur sur votre QR-IBAN, marquez la transaction comme « non locataire » et transférez-la sur le compte bloqué.

5.8 — Audit et traçabilité

Toutes les opérations d'encaissement sont tracées :

• Date de création
• Source (manuelle / CAMT)
• Utilisateur WordPress ayant effectué l'action
• Référence CAMT (EntryRef) si applicable

Cela permet, en cas de litige avec un locataire (« je vous ai payé ! »), de retrouver l'historique exact des paiements reçus.

FAQ du chapitre Encaissements

Quelle fréquence d'import CAMT 053 ?

Mensuelle suffit pour la plupart des bailleurs. Une fois par mois, vers le 5-10 du mois, importez le CAMT du mois précédent. Vous voyez ainsi les paiements reçus et les éventuels impayés.

Et si ma banque ne propose pas CAMT 053 ?

Toutes les banques suisses agréées le proposent depuis 2018 (norme ISO 20022 obligatoire). Si la fonction est cachée, contactez votre conseiller. À défaut, saisie manuelle.

Le CAMT 053 inclut-il aussi les débits (mes paiements à des fournisseurs) ?

Oui, le CAMT inclut crédits et débits. 100gérance n'importe que les crédits (paiements reçus) en v1.0. Les débits sont ignorés. Si vous voulez tracer aussi vos décaissements, c'est manuellement via le module Factures fournisseurs (à venir une intégration plus poussée en v1.2).

Un locataire paie sans utiliser le QR. Que faire ?

Le rapprochement automatique échouera (pas de QRR). La transaction apparaîtra dans « À rapprocher ». Faites le rapprochement manuel en sélectionnant le bail concerné.

Combien de transactions CAMT 053 puis-je importer en un coup ?

Sans limite. Un fichier CAMT d'un an avec 500 transactions s'importe en quelques secondes. Pour les très gros volumes (10 000+), augmentez la mémoire PHP et le timeout HTTP.

Les paiements TWINT pro apparaissent-ils dans CAMT ?

Oui, ils sont consolidés mensuellement par votre banque et apparaissent comme des crédits standards. Pas de QRR donc rapprochement manuel.