6. Décomptes annuels de charges

Le décompte annuel des charges est une opération obligatoire (Art. 257b CO) qui permet de calculer la part réelle due par chaque locataire et de régulariser par rapport aux acomptes versés. 100gérance automatise l'ensemble : calcul prorata temporis, ventilation par clés, génération PDF par locataire, injection de la régularisation sur la facture suivante.

6.1 — Comprendre les charges en droit suisse

Selon l'Art. 257a CO, les charges accessoires sont la rétribution due au bailleur pour les prestations en rapport avec l'usage de la chose, distinctes du loyer net et expressément prévues dans le bail.

Charges répercutables

• Chauffage central et eau chaude (Art. 257b al. 1 CO)
• Eau froide commune
• Électricité des parties communes
• Conciergerie
• Ascenseur (entretien)
• Taxes communales d'usage (égouts, ordures)

Charges NON répercutables

• Impôts immobiliers du bailleur
• Primes d'assurance bâtiment du bailleur
• Frais d'entretien à charge du bailleur (Art. 256 CO)
• Travaux de rénovation et plus-values
• Frais administratifs du bailleur (sauf clause expresse)

Acomptes vs forfait

100gérance gère le mode acomptes (le plus courant) avec régularisation annuelle. En mode forfait (montant fixe sans régularisation, plus rare), vous n'avez pas besoin de générer de décompte.

6.2 — Préparation du décompte

Saisir toutes les factures fournisseurs de l'année

Menu Opérations → Factures fournisseurs, puis « Nouvelle facture ».

Pour chaque facture, indiquez :

• Fournisseur, date, n° de facture, montant TTC
• Date d'échéance et statut de paiement
• Période concernée (importante pour le rattachement annuel)
• Imputations : ventilez le montant en une ou plusieurs lignes, chacune rattachée à une clé de répartition (ou à un lot unique pour les frais individualisés)
• PDF de la facture (optionnel mais recommandé)

Alternative : les postes de charge (factures équivalentes)

Vous n'êtes pas obligé de saisir chaque facture fournisseur. Pour une rubrique composée de plusieurs frais — typiquement le chauffage — vous pouvez créer un poste de charge qui agrège directement les montants, sans saisir de facture. Menu Référentiel → Postes de charge, puis « Nouveau poste ».

Un poste de charge se remplit comme un petit tableau :

• un nom (ex. « Chauffage ») et un éventuel code de compte ;
• l'exercice de charges auquel il se rattache (voir ci-dessous) ;
• une clé de répartition ;
• autant de lignes que de frais : chaque ligne a un libellé, une référence facultative et un montant (ex. Combustible, Ramonage, Entretien brûleur, Électricité pompe-brûleur, Frais administratifs).

C'est la somme des lignes qui est répartie entre les biens via la clé, exactement comme le serait une facture. Le décompte affiche alors une section « Répartition par poste de charge » présentée à la manière d'une table de répartition (compte, poste, montant récupérable, part en %). Factures fournisseurs et postes de charge peuvent coexister dans un même décompte.

Définir la période d'exercice de charges

L'exercice de charges n'est pas forcément l'année civile. Pour un exercice de chauffe, il court par exemple du 1^er juillet au 30 juin. Réglez son point de départ dans la fiche de l'immeuble (champ « Début de l'exercice de charges », jour + mois). Par défaut, l'exercice suit l'année civile (1^er janvier).

Ce réglage pilote deux choses : les dates proposées automatiquement à la création d'un décompte (dernier exercice clôturé de l'immeuble), et la liste des exercices proposée lors de la création d'un poste de charge. Vous pouvez toujours corriger les dates à la main.

6.3 — Lancer le calcul du décompte

Menu Annuel → Décomptes, puis « Nouveau décompte ».

1. Sélectionnez l'immeuble
2. Vérifiez la période proposée — elle reprend le dernier exercice clôturé de l'immeuble (ex. 01.07.2024 au 30.06.2025), modifiable au besoin
3. Cliquez sur « Calculer »

Le moteur effectue les opérations suivantes :

1. Totalise les charges de l'immeuble pour la période : factures imputées sur clés et postes de charge rattachés à l'exercice
2. Ventile par clé de répartition
3. Pour chaque bail actif sur la période : calcule sa quote-part, proratise selon la durée d'occupation, totalise les acomptes versés, calcule la différence

6.4 — Lecture du décompte

Le décompte calculé s'affiche en trois sections :

Synthèse globale : total charges, ventilation par catégorie, total acomptes, solde global.

Détail par bail : pour chaque bail, durée d'occupation, sa part dans chaque clé, sa part totale, acomptes versés, régularisation à appliquer.

6.5 — Génération des PDF par locataire

Cliquez sur « Générer les PDFs ». Un nouvel onglet s'ouvre avec un PDF par locataire (4 pages A4 typiquement).

Structure du PDF :

• Page 1 : récapitulatif (locataire, bien, période, totaux, solde)
• Page 2 : détail par poste (chauffage, eau chaude, etc.) avec clé de répartition
• Page 3 : historique des acomptes mois par mois
• Page 4 : calcul détaillé de la régularisation

6.6 — Régularisation sur la facture suivante

Dans la page du décompte, cochez « Injecter sur facture {mois+1} » pour chaque locataire encore en place, puis cliquez sur « Appliquer ».

La prochaine facture mensuelle comportera automatiquement :

• Loyer net : 1 200.00 CHF
• Acompte charges : 200.00 CHF
• Régularisation charges 2025 : +245.00 CHF
• Total : 1 645.00 CHF

Un courrier d'accompagnement est généré automatiquement, joint à la facture.

6.7 — Cas particuliers

Locataire ayant quitté en cours d'année

La régularisation ne peut pas être injectée sur facture future. Le PDF indique :

• Si solde dû : « À régler par virement séparé »
• Si solde à rembourser : « Sera remboursé sur votre IBAN »

Vous gérez ensuite manuellement (ou via dépôt de garantie).

Locataire entré en cours d'année

Le prorata temporis s'applique automatiquement. Un locataire entré au 1er juillet ne paie que 6 mois de charges.

Charges non listées dans le bail

Non répercutables au locataire (Art. 257a al. 2 CO). Elles restent à votre charge.

6.8 — Bonnes pratiques

• Calendrier : décompte au plus tard 6 mois après la fin de l'exercice (recommandation jurisprudentielle).
• Conservation : conservez les décomptes signés pendant 10 ans (Art. 962 CO).
• Communication : envoyez avec une lettre d'accompagnement personnalisée.
• Justificatifs : tenez les factures fournisseurs à disposition (Art. 257b al. 2 CO).

FAQ du chapitre Décomptes annuels

Le locataire peut-il contester le décompte ?

Oui, Art. 257b al. 2 CO. Consultation des pièces possible. Saisine de l'autorité de conciliation dans les 30 jours en cas de désaccord.

Que faire si l'acompte est trop bas chaque année ?

Augmenter l'acompte pour l'année suivante : avenant amiable, ou modification unilatérale via formule officielle (Art. 269d CO).

Décompte pour PPE — qui le fait ?

L'administrateur de la PPE produit son décompte des frais de la PPE. Vous le répercutez ensuite à vos locataires via votre propre décompte 100gérance.

L'acompte est-il imposable comme revenu ?

Non. L'acompte est une avance sur charges, pas un revenu. Seul le solde net après décompte impacte marginalement la fiscalité (revenu locatif = loyer net principalement).