7. Lettres-types
100gérance fournit 21 modèles de lettres conformes au droit suisse, couvrant la quasi-totalité des situations de gestion immobilière. Chaque modèle est éditable et utilise un système de variables auto-remplies depuis le référentiel.
Workflow type pour un impayé — Art. 257d CO
Générer une lettre depuis 100gérance
- Ouvrir Opérations → Lettres → Nouvelle lettre
- Sélectionner la catégorie (Impayés, Modifications loyer, Vie du bail, Sinistres, Fournisseurs)
- Sélectionner le modèle précis
- Choisir le destinataire dans la liste
- Renseigner les variables demandées (montant, période, etc.)
- Cliquer sur Générer le PDF
- Imprimer et envoyer en recommandé pour les courriers à portée juridique
7.1 — Catégories
| Catégorie | Modèles | Usage |
|---|---|---|
| Impayés | 3 | Rappel, mise en demeure 257d, résiliation extraordinaire |
| Modifications loyer | 4 | Hausse, baisse, acompte, taux hypo |
| Vie du bail | 5 | Bienvenue, EDL, caution, résiliation ordinaire, règlement |
| Sinistres | 4 | Voir chapitre 8 |
| Fournisseurs / admin | 5 | Réclamation, résiliation contrat, devis, 102 CO, admin |
7.2 — Générer une lettre
Menu Opérations → Lettres, puis « Nouvelle lettre ».
- Sélectionnez la catégorie puis le modèle
- Sélectionnez le destinataire (locataire, fournisseur, etc.)
- Renseignez les variables demandées (montant, période, etc.)
- Cliquez sur « Générer le PDF »
Le PDF s'ouvre dans un nouvel onglet. Imprimez ou enregistrez selon votre usage.
7.3 — Catégorie « Impayés »
Rappel amiable
Quand : J+7 à J+15 après échéance. Ton conciliant.
Base légale : aucune, simple courtoisie commerciale.
Variables : destinataire, bien, montant dû, période, nouveau délai.
Mise en demeure Art. 257d CO
Quand : J+30 minimum après échéance, après rappel amiable resté sans effet.
Effets juridiques : active le délai de 30 jours minimum. Si paiement toujours absent, ouvre la voie à la résiliation extraordinaire.
Exigences : montant chiffré, délai ≥ 30 jours, menace de résiliation expresse, envoi recommandé obligatoire.
Ne modifiez pas les éléments juridiques du modèle 257d sans précaution. Si vous adaptez le ton, conservez : montant chiffré, délai ≥ 30 jours, menace expresse de résiliation.
Résiliation extraordinaire Art. 257d al. 2 CO
Quand : délai de la mise en demeure expiré sans paiement.
Préavis : 30 jours pour fin de mois.
Exigences : formule officielle cantonale obligatoire (à demander au canton, 100gérance ne la génère pas), notification à chaque signataire séparément (notamment au conjoint, Art. 266n CO), envoi recommandé, mention des voies de recours.
7.4 — Catégorie « Modifications de loyer »
Hausse de loyer (Art. 269d CO)
Exigences : formule officielle cantonale obligatoire ; notification au moins 10 jours avant le début du délai de résiliation contractuel ; motivation impérative (critères Art. 269 CO) ; envoi recommandé.
Recours du locataire : contestation devant l'autorité de conciliation dans les 30 jours (Art. 270b CO), ou résiliation par exception.
Baisse de loyer (sur demande du locataire)
Courrier de réponse à une demande du locataire (Art. 270a CO). Acceptation, refus partiel, ou refus motivé.
Modification de l'acompte de charges
Pas de formule officielle requise. Avenant écrit conseillé.
Adaptation au taux hypothécaire de référence
Suite à une publication OFL du taux. Formule officielle obligatoire comme pour toute hausse.
7.5 — Catégorie « Vie du bail »
5 modèles : bienvenue, confirmation EDL d'entrée, restitution de dépôt de garantie, résiliation ordinaire, rappel du règlement de maison.
Résiliation ordinaire (par le bailleur)
Préavis : 3 mois habitation (Art. 266c CO), 6 mois commercial (Art. 266d CO).
Formule officielle obligatoire. Le bail ne peut être résilié que pour la fin contractuelle (souvent à terme annuel).
Restitution du dépôt de garantie
Doit mentionner : montant initial, intérêts acquis, retenues détaillées et justifiées, solde versé.
7.6 — Catégorie « Fournisseurs et administration »
5 modèles : réclamation facture, résiliation contrat fournisseur, demande de devis, mise en demeure 102 CO (fournisseur), courrier administration.
Mise en demeure 102 CO (fournisseur défaillant)
Pour faire courir les intérêts moratoires (5%/an, Art. 104 CO) en cas de retard d'exécution d'un fournisseur. Envoi recommandé conseillé.
7.7 — Système de variables
Les modèles utilisent des variables {{nom}} auto-remplies. Variables courantes :
| Variable | Contenu |
|---|---|
{{destinataire}} | Nom complet du destinataire |
{{adresse_destinataire}} | Adresse postale |
{{bien_designation}} | Description du lot loué |
{{loyer_net}} | Loyer net mensuel |
{{montant_du}} | Montant impayé |
{{date_du_jour}} | Date actuelle |
{{lieu_date}} | Lieu + date (ex : Lausanne, le 14.05.2026) |
{{autorite_conciliation}} | Adresse de l'autorité cantonale (paramètres) |
{{creancier_nom}} | Votre nom (bailleur) |
7.8 — Personnaliser les modèles
Menu Opérations → Lettres → Modèles. Pour chaque modèle, vous pouvez modifier le titre, le corps, les mentions légales, l'objet du courrier.
Soyez prudent en modifiant les modèles à portée juridique (Art. 257d, résiliations). Les formulations standard respectent les exigences formelles. Toute modification doit conserver les mentions essentielles (montant chiffré, délais, voies de recours).
7.9 — Formules officielles cantonales
Pour les hausses de loyer (Art. 269d CO) et résiliations (Art. 266l CO), la loi impose l'usage de formules officielles cantonales.
100gérance ne génère pas ces formules officielles : il génère le courrier d'accompagnement. La formule elle-même doit être :
- Demandée à votre canton (souvent disponible en ligne sur le site du service compétent)
- Imprimée et remplie séparément
- Envoyée avec le courrier d'accompagnement, par recommandé
7.10 — Envoi recommandé
Plusieurs courriers ont une portée juridique qui nécessite l'envoi recommandé :
- Mise en demeure 257d CO
- Résiliation extraordinaire 257d CO
- Résiliation ordinaire (avec formule officielle)
- Hausse de loyer (avec formule officielle)
- Mise en demeure fournisseur 102 CO
Les PDF générés comportent un filigrane « À ENVOYER EN RECOMMANDÉ » pour vous le rappeler.
FAQ du chapitre Lettres-types
Puis-je créer un nouveau modèle de toutes pièces ?
Oui. Menu Modèles → Nouveau modèle. Choisissez sa catégorie, son titre, et rédigez le corps avec les variables disponibles.
Le PDF peut-il être envoyé directement par email depuis 100gérance ?
Pas en v1.0. Vous générez le PDF, l'enregistrez, puis l'envoyez via votre client mail habituel. Une fonction d'envoi direct est prévue v1.1.
Les modèles existent-ils en allemand ou italien ?
Pas en v1.0. La v1.1 prévoit l'allemand pour la Suisse alémanique. L'italien viendra ensuite si demande.
L'historique des lettres envoyées est-il conservé ?
Oui. Toutes les lettres générées sont historisées avec date, destinataire et type. Consultables dans Opérations → Lettres → Historique.